Der Kunde ist König

Der Begriff Zentraleinkauf impliziert, dass in einem Unternehmen tatsächlich alles – vom Kugelschreiber bis zum benötigten Dämmstoff – zentral eingekauft wird. Händler und Lieferanten schreckt der Begriff – sie assoziieren damit Preis- und Konkurrenzdruck. Für Bauunternehmen ist der zentrale Einkauf ein gewaltiger Vorteil in puncto Effizienzsteigerung, Verwaltungsvereinfachung wie auch bezüglich der Kosten.

Dieter Rettner: „Ich finde den Begriff Zentraleinkauf nicht treffend. Jeder Bauleiter lernt in seiner Ausbildung, dass er alle Materialien, die er braucht, selbst bestellen kann. Aufgrund dieser Tatsache hat sich der Einkauf über die Jahre für die Bauunternehmen dezentralisiert. Wobei es ja nicht stimmt, dass zentral eingekauft wird, in der Konzernzentrale wird hauptsächlich koordiniert.“

Wolfgang Wölfler: „Der Widerstand der örtlichen Einheiten bezieht sich nicht nur auf den Einkauf, sondern auf alle Stabstellen: Zentralbuchhaltung, zentrale Gerätebeschaffung, Vermietung etc.“

Ursula Ottawa: „Ich bin davon überzeugt, dass man einen gewissen Bereich zentral steuern muss. Früher haben unsere Filialen alles selbst eingekauft, aber für die Lieferantenkonzentration und um in größeren Mengen einzukaufen, um bessere Preise zu bekommen, stellten wir ebenso auf eine zentrale Steuerung um. Wir sammeln in der zentralen Dispo Aufträge zusammen und bestellen somit größere Mengen.“

Wölfler: „Ein standardisiertes Sortiment sollen sie aber haben.“

Ottawa: „Ja, klar, aber unser Problem war, dass der Filialist bestrebt war, kleine Mengen zu kaufen.“

Thomas Kurz: „Es geht ums Wissensmanagement, das dahinter steht, um zentrale Fachkompetenz im Einkaufs- und Beschaffungsmarketing, die Vergleichbarkeit von Produkten, die elektronische Beschaffung, Sicherheit in der Beschaffung, aber auch um rechtliche Sicherheit. Aber der zentrale Einkauf optimiert auch interne Prozesse – bis hin zum Lieferanten.“

Wölfler: „Ja, wobei dabei wichtig ist: Ich möchte Ziegel mit denselben Merkmalen vergleichen können. D. h. ich möchte Äpfel mit Äpfeln vergleichen und nicht Äpfel mit Birnen.“

Rettner: „Wir ermöglichen dem Handel Bestkonditionen und öffnen ihm die Türen. Wir schaffen die Grundlagen dafür, dass wir ausschließlich über ihn einkaufen. Natürlich haben wir auch hauptberufliche Einkäufer. Aber sehr viele Mitarbeiter auf den Baustellen erledigen 95 Prozent ihrer Tätigkeit am Tag mit nichtbeschaffungsrelevanten Themen und kaufen nur fünf Prozent des Tages ein. Genau diesen Mitarbeitern müssen wir mit vernünftigen Verträgen und Systemen zur Seite stehen.“
Aber der Lieferant erhält keine Abnahmegarantie, keine Sicherheit!

Rettner: „Nein. Man kann natürlich über Bedingungen und Verträge nachdenken, die dem Lieferanten Sicherheit bieten. Nicht mit einer totalen Ausschließlichkeit, aber mit einer gewissen Verbindlichkeit kann man das schon vereinbaren.“

Ottawa: „Ich weiß aber von einigen Baukonzernen, dass es eine sehr strenge Lieferantenstraffung gibt. Wir sind ja auch gezwungen, eine Lieferantenstraffung durchzuführen, wobei der Preis schon ein sehr großes Thema ist. Bei Nachverhandlungen wird es dann schwierig.“

Rettner: „Der Preis ist ein wichtiges Kriterium, aber nicht das 100-Prozent-Kriterium. Das muss man mit anderen Dienstleistungen kompensieren.“

Ottawa: „Es geht natürlich um den Preis. So einfach wie früher, dass man mit Serviceleistungen punkten kann, ist es nicht mehr.“

Wölfler: „Es gibt ein Qualitätsmanagement im Einkauf, das die Qualität wie auch die Liefertreue des Lieferanten genau unter die Lupe nimmt. Dahinter stehen auch die Klassifizierung und die Risikobewertung eines Lieferanten. Das ist ein ganz wesentlicher Faktor in der Beschaffung, dass auch diese Basisdaten erhoben werden und grundsätzlich zur Lieferantenauswahl herangezogen werden.“

Kurz: „Das heißt: Eine Partnerschaft gewinnt man durch den Preis und verliert sie wieder über die Qualität, wenn man sie nicht halten kann.“

Rettner: „Das ist jetzt überspitzt, aber man kann nicht viel dagegen sagen.“

Wölfler: „Man kann die Partnerschaft nur halten, wenn auch die Qualität stimmt, weil sonst ist die Basis weg.“

Kurz: „Aus Sicht des Gesetzgebers und der Wettbewerbshüter auf österreichischer und europäischer Ebene ist das Thema nicht nur negativ besetzt. Der zentrale Einkauf hat auch positive Effekte, stärkt den Wettbewerb und kann den Zugang für Lieferanten und zu einem Markt verbessern. Derartige Einkaufsmodelle werden erst unattraktiv, wenn eine gewisse Schmerzgrenze überschritten wird oder diese den Wettbewerb behindern.“

Wölfler: „Die Vorteile sind ja, dass der Wettbewerb revolutionärer gestaltbar ist und eine Transparenz möglich wird. Auf der anderen Seite ist es aber auch fair, wenn ich Normen miteinbeziehe, wodurch eine Vergleichbarkeit möglich wird. Damit weiß mein Gegenüber, wie ich ihn bewerte.“

Rettner: „Der Einkauf hat aber auch noch viele andere Funktionen, z. B. Weiterbildungsthemen für Einkäufer, Infomanagement etc., vieles neben dem tatsächlichen Beschaffen im operativen Einkauf und im administrativen Bereich.“
Es gibt ja verschiedene Modelle in Österreich, z. B. die Einkaufsgemeinschaften, auch die Verbindung mit der Software ist nicht wirklich neu. Was ist das Neue an bau:class? Warum sind Sie davon überzeugt, dass es für beide Seiten ein gutes Konzept ist?

Wölfler: „Durch die zunehmende Bedeutung der elektronischen Unterstützung in der Beschaffung der Bauindustrie durch ERP-Systeme, Katalogsysteme oder diverser anderer Datenbankapplikationen hat sich eine Interessengemeinschaft der vier größten Bauunternehmen Österreichs gebildet, eben bau:class, um die Standardisierung der Warengruppenstruktur und die Klassifizierung der Artikel durch Merkmale und Ausprägungen voranzutreiben. Ziel ist es, durch die strukturierte Basis die internen und externen Prozesse zu vereinfachen, die Akzeptanz für elektronische Beschaffungssysteme zu erhöhen und eine einfache Umsetzung für die Lieferanten zu ermöglichen. Das Neue ist, dass sich ein großer Teil des Marktes auf eine gemeinsame Struktur geeinigt hat, die sie dahinter in ihren unterschiedlichsten Systemen nutzen möchten.“

Ottawa: „Ihr wollt bau.class vorwiegend für Ausschreibungen nutzen, um bestimmte Produkte in puncto Preis zu vergleichen. Aber derjenige, der den Auftrag ausschreibt, sucht sich das Produkt mit dem günstigsten Preis aus.“

Wölfler: „Es gibt eine Lieferanten-Artikel-Beziehung, ausgehend von Produkten, die 100-prozentig vergleichbar sind. Dann kommt es auch auf die Lagerfähigkeit, auf die Logistik, auf die Lieferfähigkeit und auf die zeitgerechte Terminisierung des Auftrags an.“

Alois Scheibmayr: „Ich habe 30 Jahre Erfahrung in der Baubranche und weiß, wie EDV-Systemen helfen können. Bei bau:class sehe ich derzeit nur zusätzliche Kosten und mehr Bürokratie.“

Wölfler: „bau:class ist eine neutrale Datenstruktur, die nichts mit irgendwelchen Einsparungen, die die einzelnen Unternehmen dahinter erzielen können, zu tun hat. Wir sind in einem neutralen Prozess, wo es um eine Datenstruktur, um die Spezifikation von Materialien geht und um eine neutrale Übermittlung dieser Informationen über eine Plattform. Damit endet bau:class – beim Downloadbereich für die Bauwirtschaft. Alles andere dahinter ist bei jeder Baufirma anders. bau:class ist eine Datenbasis, damit haben wir die Möglichkeit, dahinter unsere elekt­ronischen Systeme vernünftig darzustellen, Prozesse verbessern zu können, Gutschriftenverfahren einführen zu können etc. bau:class selbst hat kein Einsparungspotenzial – sondern einen Kostenfaktor. Dieser Kostenfaktor sollte eigentlich ein Investment sein, das Einsparungen ermöglicht.“

Scheibmayr: „Das wundert mich! Wir haben z. B. die alten Solldaten auch bei der Indata eingepflegt, viele Baustoffhändler nützen das System. Also so ähnliche Datenpools gibt es bereits. Ich zahle dafür rund 1.000 Euro jährlich. Daher passt aus meiner Sicht die Relation zwischen dieser durchaus vernünftigen neutralen Plattform für Daten mit den dahinterliegenden Kosten nicht zusammen. Dort sehen wir eher das Problem. Wir haben dadurch, dass wir diese Kosten als Lieferanten übernehmen, noch keinen einzigen Auftrag generiert. Weil dann beginnt das Verkaufen erst.“

Wölfler: „Aber Sie haben im Endeffekt eine Basis zum Verkaufen.“

Scheibmayr: „Also ich habe noch keinen einzigen Auftrag generiert. Für unser breites Sortiment rechne ich mal mit 15.000 bis 20.000 Euro Erstellungskosten – für noch null Geschäft.“

Ottawa: „Wozu gibt es überhaupt bau:class? Es gibt ja Indata, das bereits viele Unternehmen haben!“

Wölfler: „Unsere Erfahrung ist, dass wir mit Indata nicht so eine hohe Akzeptanz haben. Es handelt sich zwar um gleichwertige Materialien, die eigentlich vergleichbar sein müssten. Aber es gibt keine Merkmale, die ich im Hintergrund selektieren kann, damit ich eine eingegrenzte Trefferliste erhalten kann. Das Gremium von bau:class hat sich einstimmig für
f:data entschieden – aufgrund der Erfahrungswerte aus Deutschland.“

Scheibmayr: „Ich fürchte, bau:class ist für die Baubranche zu breit, also man möchte hier europaweit alle Produkte in einen Datenpool bringen. Dazu ist doch die Baubranche viel zu regional aufgestellt. Es gibt Produkte, die einen Aktionsradius von maximal 50 Kilometer haben. Dabei gibt es wiederum eine Vielzahl von Logistikpartnern.“

Wölfler: „Es ist für alle Länder eine gesonderte Plattform geplant. Unterschiedliche Merkmale gibt es aufgrund von Vorschriften, aufgrund von örtlichen Gegebenheiten usw. Die Warenstruktur und das Konzept werden erstellt – aber die Spezifika werden dann in den einzelnen Länderplattformen abgebildet. Die Plattform für Österreich ist der erste Schritt, den wir versuchen umzusetzen. Unsere deutschen Nachbarn belächeln uns, dass wir so eine Plattform noch nicht haben.“

Scheibmayr: „Ich bin nicht sicher, ob der Baupolier auf der Baustelle noch das Material findet, was er braucht?“

Wölfler: „Mit Sicherheit. Aber natürlich je nach System – in unserem System können wir lokale Bedürfnisse berücksichtigen. Derjenige, der in der Steiermark seine Baustelle hat, bekommt auch nur die für diese Region eingegebenen Lieferanten zur Auswahl, mit den Produkten.“

Rettner: „Unser Geschäft besteht nicht nur aus dem elektronischen Einkauf, der betrifft in Wahrheit nur etwa drei bis fünf Prozent unseres Beschaffungsvolumens.“

Wölfler: „Wir wollen unsere Materialien und unser Vergabevolumen bündeln, Spielregeln definieren, Rechtssicherheit haben. Der Einkauf muss auch nachvollziehbar werden, um Effizienzsteigerungspotenziale langfristig erkennen zu können. bau:class ist die logistische Basis dafür.“
Die Lieferanten wollen Stammkunden, die Baufirmen brauchen verlässliche Lieferanten mit verlässlichen Preisen.

Scheibmayr: „Klar, aber solche Vereinbarungen sollten möglichst kostenschonend über die Bühne gehen. Wenn ich 2.500 Artikel in diesem System habe, ist der Aufwand, diese einmal zu klassifizieren, enorm – wie auch die Pflege der Daten.“

Ottawa: „Ja, das sehe ich auch so, und wir haben mehr als 2.500 Artikel. Wir sehen die Problematik und diskutieren zurzeit im Unternehmen einen Weg.“

Wölfler: „Nein, denn unser System ist lediglich eine Spezifikation von Daten, technische Beratung ist dabei nicht inklusive. Unternehmen, die am ersten Blick nicht gerade die kostengünstigsten sind, überzeugen dann aber in Summe mit den Vorteilen, der Verarbeitung etc.“

Scheibmayr: „Das ist auch der Grund weshalb auf Baustellen elektronische Auktionen nicht funktionieren. Eine Vergleichbarkeit auf dieser Ebene schafft man nicht, weder bei ähnlichen Produkten geschweige denn bei Bauleistungen, wo Arbeitsleistung mit dabei ist.“

Rettner: „Sie werden nicht eine ganze Schalungsleistung auf einer Baustelle mit so einem System vergeben können. Das ist eine sehr komplexes Verhandlungsprocedere.“

Wölfler: „In einer meiner vorherigen Tätigkeiten bei der Telekom Austria habe ich als Einkaufsleiter des Zentraleinkaufs elektronische Auktionen für Ausschreibungsunterlagen, um Standards zu bekommen, genutzt. Damit kann ich vergleichen – bei der Strabag haben wir das System nicht verwendet. Vom Gesetz her wäre es möglich, für Bauleistungen sehe ich das allerdings als totes Recht.“

Rettner: „Das kann man in einer Niederlassung machen oder auch im Lohnbereich, wenn die Leistungen vergleichbar gemacht werden sollen. Subleistungen werden in der Regel vor Ort vergeben, auf den Zentraleinkauf zu fokussieren wäre nicht korrekt.“

Ottawa: „Der zentrale Einkauf ist ein eher kleinerer Apparat, wir haben natürlich verschiedene Sparten, die die großen Lieferantengeschäfte steuern. In unserer Struktur ist der zentrale Einkauf natürlich wichtig, denn früher, als noch alle Filialen primär für sich selber eingekauft haben, waren die Kosten und der Logistikaufwand teilweise sehr hoch und auch der Lagerbestand explodierte.“

Scheibmayr: „Man muss unterscheiden zwischen überregionalem Angebot und regionalen Lieferanten.“

Ottawa: „Unterm Strich kann es sein, dass der Unternehmer dann mit weniger Spanne überbleibt, als wenn er gleich vom zentralen Einkauf die Lieferantenseite gewählt hätte.“

Scheibmayr: „Das bedeutet, der zentrale Einkauf schafft Rahmenbedingungen, um für die einzelnen Niederlassungen Richtlinien zu haben.“

Rettner: „Die Maxime ist, ein Gesamtoptimum zu erreichen. Das muss man den Leuten vermitteln. Sie müssen verstehen, dass für Werkzeuge oder bestimmte Artikel keine 500 Lieferanten notwendig sind.“

Kurz: „Es geht aber auch um Professionalisierung und Verbesserung der Qualität wie auch Fehlervermeidung. Eine der größten Gefahren bei Angeboten ist ein Fehler im Zusammenhang mit Angaben bei Lieferanten und bei Subunternehmen. Da wirken zentrale, professionalisierte Arbeitsvorgänge extrem.“
Gisela Gary

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